Pflicht zur E-Rechnung ab 2025
Was du im E-Commerce wissen musst
Einführung der E-Rechnung 2025
Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für alle B2B-Geschäfte verpflichtend. Diese umsatzsteuerrechtliche Regelung wurde mit dem Wachstumschancengesetz im März 2024 beschlossen. Ziel ist es, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und die Effizienz im Rechnungswesen zu steigern. Eine frühe Vorbereitung und software-technische Weichenstellung lohnt!
Einführung der E-Rechnung 2025
Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für alle B2B-Geschäfte verpflichtend. Diese umsatzsteuerrechtliche Regelung wurde mit dem Wachstumschancengesetz im März 2024 beschlossen. Ziel ist es, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und die Effizienz im Rechnungswesen zu steigern. Eine frühe Vorbereitung und software-technische Weichenstellung lohnt!
Dies bedeutet, dass alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Grösse,
in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Warum kommt die verpflichtende E-Rechnung?
Die EU und Deutschland planen die Einführung eines elektronischen Meldesystems für Umsatzsteuerdaten, um mehr Transparenz und Kontrolle zu ermöglichen. Die E-Rechnung ist der erste Schritt, um die Digitalisierung voranzutreiben und Steuerbetrug zu reduzieren. Durch die elektronische Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen soll die Mehrwertsteuerlücke geschlossen und die Nachvollziehbarkeit verbessert werden. Die EU-Initiative ViDA sieht vor, dass nationale und EU-weite Meldesysteme bis 2028 umgesetzt werden, wobei eine Verschiebung auf 2030 oder 2032 diskutiert wird.
Was ändert sich für dich?
Ab 2025 unterscheidet man nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (konform zu EN 16931) und sonstigen Rechnungen (Papier, PDF). E-Rechnungen müssen in einem strukturierten Format vorliegen, das maschinell verarbeitet werden kann. Dies bedeutet, dass PDF-Rechnungen, die per E-Mail versandt werden, nicht mehr als E-Rechnung gelten. Das strukturierte Format muss zwischen dem Rechnungsaussteller und dem -empfänger vereinbart werden und die gesetzlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung erfüllen.
Wer ist betroffen?
Alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von der Grösse oder ob sie im Haupt- oder Nebenerwerb tätig sind, sind betroffen. Auch Kleinunternehmer müssen ab 2028 E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie sowohl in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen als auch zu senden. Die Verpflichtung gilt für alle inländischen Umsätze, sodass Unternehmen, die sowohl B2B- als auch B2C-Geschäfte betreiben, die entsprechenden Systeme implementieren müssen. Diese Umstellung erfordert eine Anpassung der internen Abläufe und IT-Systeme. Daher ist es wichtig, frühzeitig mit der Planung und Umsetzung zu beginnen!
Wer ist betroffen?
Alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von der Grösse oder ob sie im Haupt- oder Nebenerwerb tätig sind, sind betroffen. Auch Kleinunternehmer müssen ab 2028 E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie sowohl in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen als auch zu senden. Die Verpflichtung gilt für alle inländischen Umsätze, sodass Unternehmen, die sowohl B2B- als auch B2C-Geschäfte betreiben, die entsprechenden Systeme implementieren müssen. Diese Umstellung erfordert eine Anpassung der internen Abläufe und IT-Systeme. Daher ist es wichtig, frühzeitig mit der Planung und Umsetzung zu beginnen!
Ab wann gilt die Verpflichtung?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen bis Ende 2027. Bis Ende 2026 dürfen Papierrechnungen und nicht konforme elektronische Formate (z.B. PDF) verwendet werden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2028 müssen alle inländischen B2B-Umsätze mit E-Rechnungen abgewickelt werden, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Was gilt für den Rechnungsempfänger?
Rechnungsempfänger müssen ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Zustimmung des Empfängers ist nur noch für nicht-konforme Formate (z.B. PDF) erforderlich. Alle Unternehmen, auch solche mit ausschliesslich Privatkunden oder Kleinunternehmer, sollten sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können, um auf die neuen Anforderungen vorbereitet zu sein. Dies gilt insbesondere, da Lieferanten ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen versenden möchten.
Wie wird die E-Rechnung zugestellt?
Es gibt keine speziellen Vorgaben für den Übermittlungsweg. Ein E-Mail-Postfach genügt vorerst, um E-Rechnungen zu empfangen. Die E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das maschinell verarbeitet werden kann. Dies stellt sicher, dass die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und effizient verarbeitet werden können. Und keine Sorge, du musst keine Brieftauben trainieren! Solange das Format stimmt, bist du auf der sicheren Seite und kannst dich ganz auf dein Geschäft konzentrieren.
Wie wird die E-Rechnung zugestellt?
Es gibt keine speziellen Vorgaben für den Übermittlungsweg. Ein E-Mail-Postfach genügt vorerst, um E-Rechnungen zu empfangen. Die E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das maschinell verarbeitet werden kann. Dies stellt sicher, dass die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und effizient verarbeitet werden können. Und keine Sorge, du musst keine Brieftauben trainieren! Solange das Format stimmt, bist du auf der sicheren Seite und kannst dich ganz auf dein Geschäft konzentrieren.
Ausnahmen sind Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen und können weiterhin in Papierform oder als PDF übermittelt werden. Dies bedeutet, dass für kleinere Transaktionen und bestimmte Dienstleistungen weiterhin vereinfachte Abrechnungsprozesse möglich sind, ohne die Notwendigkeit zur Umstellung auf E-Rechnungen.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie entwickelt. Das ZUGFeRD-Format basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931. Es kombiniert ein PDF-Dokument mit strukturierten XML-Daten, was die elektronische Verarbeitung und Archivierung der Rechnung ermöglicht.
Funktionsweise von ZUGFeRD
ZUGFeRD integriert strukturierte XML-Daten in ein PDF-Dokument (PDF/A-3). Dies ermöglicht eine visuelle und maschinell auswertbare Darstellung der Rechnung. Der Rechnungsversand erfolgt in Form eines PDF-Dokuments, das die Sichtkomponente darstellt, während die XML-Daten die maschinelle Verarbeitung ermöglichen. Die XML-Daten müssen den gesetzlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung entsprechen, um eine rechtskonforme Verarbeitung zu gewährleisten.
Aufbewahrung von E-Rechnungen
E-Rechnungen müssen elektronisch und maschinell auswertbar für zehn Jahre aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrung in ausgedruckter Form ist nicht zulässig. Elektronische Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, um die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemässen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu erfüllen.
Aufbewahrung von E-Rechnungen
E-Rechnungen müssen elektronisch und maschinell auswertbar für zehn Jahre aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrung in ausgedruckter Form ist nicht zulässig. Elektronische Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, um die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemässen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu erfüllen.
ZUGFeRD im Detail
ZUGFeRD bietet eine strukturierte und standardisierte Möglichkeit, Rechnungsdaten auszutauschen. Es stellt sicher, dass die Daten sowohl lesbar als auch maschinell verarbeitbar sind, was die Effizienz im Rechnungswesen erhöht. Das Format ist flexibel und kann in verschiedenen Geschäftsbereichen eingesetzt werden, einschliesslich B2B, B2G und B2C. Unternehmen können ZUGFeRD nutzen, um ihre Rechnungsprozesse zu optimieren und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Checkliste für Shopbetreiber zur E-Rechnung 2025
Technische Vorbereitung
Implementiere ein System zur Verarbeitung von E-Rechnungen.
Stelle sicher, dass das System Formate wie ZUGFeRD und XRechnung unterstützt.
Schulung und Information
Informiere deine Mitarbeiter über die neuen gesetzlichen Anforderungen.
Besuche Webinare und Informationsveranstaltungen zur E-Rechnung.
Rechtliche Anforderungen
Überprüfe, ob alle ausgestellten Rechnungen der Norm EN 16931 entsprechen.
Stelle sicher, dass dein Unternehmen in der Lage ist, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Übergangsregelungen nutzen
Nutze die Übergangsfristen bis Ende 2027 für die Anpassung deiner Rechnungsprozesse.
Informiere deine Geschäftspartner über die Umstellung auf E-Rechnungen.
Aufbewahrung und Archivierung
Richte ein elektronisches Archivierungssystem ein, das den GoBD-Vorgaben entspricht.
Stelle sicher, dass alle E-Rechnungen für zehn Jahre elektronisch aufbewahrt werden.
Prüfung und Validierung
Überprüfe regelmässig die Konformität deiner E-Rechnungen.
Nutze Prüfmechanismen zur Sicherstellung der inhaltlichen Identität von PDF und XML-Daten.
Anpassung der Geschäftsprozesse
Integriere die E-Rechnung in deine bestehenden Geschäftsprozesse.
Passe deine Softwarelösungen entsprechend an.
Kommunikation
Informiere deine Kunden und Lieferanten über die Umstellung auf E-Rechnungen.
Bereite Vorlagen und Kommunikationsmaterialien vor, um den Übergang zu erleichtern.
Ausnahmen beachten
Identifiziere und dokumentiere Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.
Halte dich über mögliche Änderungen und Anpassungen der gesetzlichen Vorgaben auf dem Laufenden.
Diese Checkliste hilft dir, dich auf die verpflichtende E-Rechnung vorzubereiten und die Umstellung so reibungslos wie möglich zu gestalten. Nutze die Zeit bis 2025, um deine Systeme und Prozesse anzupassen und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.
Sorgenfreie E-Rechnungsstellung mit Peleides.io
Mit der Einführung der E-Rechnung ab 2025 stehen viele Unternehmen vor neuen Herausforderungen. Mit der Software von Peleides.io kannst du dich entspannt zurücklehnen. Unsere Lösung bietet dir eine nahtlose und gesetzeskonforme E-Rechnungsstellung, die alle Anforderungen der Norm EN 16931 erfüllt. Egal, ob ZUGFeRD oder XRechnung – Peleides.io hat die passenden Tools, um deine Rechnungsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Bereite dich stressfrei auf die Umstellung vor und profitiere von einer effizienten und sicheren Rechnungsstellung. Jetzt informieren und sorgenfrei durchstarten!